PTA GUIDE
PTA資料を、個人のパソコンに残さない引継ぎ
前年資料を集めるだけでは、今年の担当者が「何を・誰が・いつまでに」を再構成する作業が残ります。引継ぎ時に残す情報の型を先に決めます。
一つの巨大な表にまとめない
行事運営は、作業、役割分担、予算、出欠回収で単位が違います。別シートに分けつつ、「今週の確認」だけを一画面に集めます。トップ画面には未完了作業、未回答、不足人数、予算残を置くと、会議で確認する順番が決まります。
未完了作業 3未回答 1不足人数 4予算残 6,400円
作業表には「次の一手」と「翌年メモ」を入れる
状態だけを「進行中」にしても、次の担当者は動けません。担当、確認者、締切、状態に加えて、次に行う具体的な動作を一行で残します。翌年メモには「予約は6月開始」「机2台必要」のような、次年度の開始時に役立つ事実を書きます。
| 作業 | 担当 | 期限 | 状態 | 次の一手 | 翌年メモ |
|---|---|---|---|---|---|
| 会場予約 | 佐藤 | 9/1 | 完了 | 許可書共有 | 予約は6月開始 |
| 参加案内 | 鈴木 | 9/5 | 進行中 | 校正待ち | 前年文面を流用 |
個人情報は必要最小限にする
出欠表では氏名をそのまま残さず、組織の運用に応じて児童コード等を使う方法もあります。保存先、閲覧者、廃棄時期は学校・PTAの個人情報規程を優先してください。テンプレートは承認手順や規程そのものを代替しません。
VERIFIED SET
作業・役割・予算・出欠を一式で使う
Excel・Word・PowerPointの各ファイルを実際に開き、項目と構成を確認したセットです。
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毎年借りている日よけは、引継ぎに書き残すところ
運動会やバザーのテントは「どこから借りたか」を引継ぎに残す項目です。買う側に回るなら、ワンタッチで広げる三メートル四方の型があります。骨がスチールで丈夫なぶん重いので、運ぶ人の数と保管場所も翌年メモに書いておきたいところです。