OFFICE GUIDE
面談の希望は、集めきってから並べない
希望を全部集めてから調整すると、重なった人に二度目のお願いをすることになります。受け取った順に枠へ入れていけば、埋まっている時間がその場で分かり、重なりを先に伝えられます。
枠を先に作り、希望を入れていく
児童名、第一希望、第二希望、確定した枠、連絡した日を一行にします。希望の一覧と時間割を別々に持つと突き合わせが必要になるので、確定欄を同じ行に置いて、埋まった枠がそのまま時間割になる形にします。
| 児童 | 第1希望 | 第2希望 | 確定 | 連絡 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| あおい | 9/24 16:00 | 9/25 16:30 | 9/24 16:00 | 9/12 | — |
| はると | 9/24 16:00 | なし | 重複 | — | 要再調整 |
「希望なし」と「未提出」を分ける
どちらも空欄にすると、こちらで決めていい人と、まだ返事を待っている人が混ざります。希望なしと書いてあれば空いた枠に入れられますし、未提出なら締切前にもう一声かけられます。
きょうだいの続き希望は先に印をつける
同じ日に続けて面談を希望する家庭は、後から動かすのが難しくなります。先に印をつけて2枠まとめて押さえてから、残りを埋めていくほうが、全体の調整回数が減ります。
VERIFIED SET
保護者面談の日程調整のExcel
希望の回収、枠の割り当て、連絡文例までをつないだ確認済みセットです。