OFFICE GUIDE
回覧板が今どの家にあるかを、記憶ではなく表で持つ
回覧が戻ってこないとき、困るのは遅いことではなく、どこで止まったか分からないことです。順番と渡した日を記録しておくと、聞きに行く先が一軒に決まります。
一行に置く項目
順番、世帯、渡した日、受け取り確認、備考を一行にします。全戸を一度に見るのではなく、渡した日が入っていて受け取り確認が空いている行を探せば、そこが今いる場所です。
| 順 | 世帯 | 渡した日 | 受取確認 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 3 | 佐々木 | 9/10 | 9/10 | — |
| 4 | 中村 | 9/10 | 未 | 不在がち |
会費は「集金済み」と「入金済み」を分ける
集めた人の手元にあるお金と、口座に入ったお金は別の状態です。班長が集金したところで止まっている分を入金済みに含めると、決算のときに合わなくなります。集金日と入金日を別の列にしておくと、どちらで止まっているかがすぐ分かります。
名簿の扱いは配布範囲を決めてから
世帯名や連絡先を含む表は、作った時点で個人情報の管理が必要になります。共有する範囲、置き場所、役員交代時の引き継ぎ方を先に決めてください。自治会の規約や自治体の案内がある場合はそちらを優先してください。
VERIFIED SET
回覧の追跡と会費管理のExcel
順番、受け渡し、集金、入金までを一列でつないだ確認済みセットです。