OFFICE GUIDE
領収書は貯めてから分類せず、受け取った日に一行足す
月末にまとめて処理すると、何の支出だったか思い出せない領収書が必ず残ります。受け取った時点で日付と用途だけを書いておけば、後は金額を合わせるだけで終わります。
一行に置く項目
日付、支払先、金額、科目、支払方法、現物の有無を一行にします。科目まで決めきれない日は空欄のままで構いません。用途だけ書いておけば、後から分類できます。思い出せなくなるのは金額ではなく用途のほうです。
| 日付 | 支払先 | 金額 | 科目 | 支払方法 | 証憑 |
|---|---|---|---|---|---|
| 9/03 | ○○商会 | 3,200 | 消耗品 | カード | あり |
| 9/05 | △△駅 | 480 | 未定 | 現金 | なし |
立て替えた分は別の列で持つ
自分の財布から出した分と、事業の口座から出た分を同じ列に入れると、精算したかどうかが分からなくなります。支払方法の列を分けておくと、立て替えたまま戻していない分だけを後から拾えます。
帳簿と税務判断は専門家の案内を優先
この表は領収書を紛失せず、用途を思い出せるようにするための整理用です。正式な帳簿、勘定科目の判断、経費として認められるかどうかの判断を代替するものではありません。会計ソフトや税理士の案内があればそちらに従ってください。
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経費と領収書の整理のExcel
日付、支払先、金額、科目、支払方法を一行でつないだ確認済みセットです。
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保管の期限が過ぎた紙は、処分まで仕事が残る
領収書や明細は、保管の年数が過ぎたあとに捨てる手間が残ります。家庭用の電動シュレッダーには、ホッチキスで留まったままでも入る型があります。クロスカットなら縦と横の両方に細かくなります。